アート、まち、NPO、大学などの分野で複数人が関わるプロジェクトチームのメンバーが知っておいて損のないアナログツールと無料のITツールのオススメまとめ

プロジェクトにこれから携わる、またはずっと携わっているという方に参考になればと思って書きました。昨年や今年関わっている「おおさかカンヴァス」などのさまざまなプロジェクトで経験したことや、よく質問されたことを元に書いています。
※MacBookAirとiPhoneユーザーですのでこの端末で使用しているものを紹介しています。

プロジェクトをはじめる前

まずは携わるメンバーのひとりひとりが取り組んでいるプロジェクトを宣伝できるためのツールを用意したいです。わかりやすいものは名刺とホームページですね。

名刺
意外と名刺のデザインにためのテキスト情報を決めるのに時間がかかります。確認したい項目を列挙してみました。
□URLはどうするか。
□電話番号はどうするか。個人のケータイにするか。
□メールアドレスは統一するか。個人のメアドにするか。
□役職はどうするか。
□ロゴはどうするか。そもそも必要か。
□裏表を使用するか。
□モノクロか、カラーか。

ホームページ
名刺と連動して早めに用意しておくことで準備段階から宣伝しやすいです。スピード感を出したければとりあえずblogサービスやfacebookページを利用する、という手もあります。

□blog blogger wordpress Tumblr
facebookページ

確認項目
□URLに盛り込む言葉はどうするか。
□ドメインはどうするか。

予算が少ないと、名刺、フライヤー、ポスター、リーフレットなどをつくる際は印刷代のコストをなんとかおさえたいものです。

安く印刷したい。そんなときはこちら。

印刷通販のグラフィック
インターネットで年中無休24時間営業です。こちらのチラシはグラフィックさんで印刷したものです。印刷物だけでなく、のぼりやTシャツなどいろいろつくることができます。

レトロ印刷JAM
ズレ・カスれ、色ムラも楽しむのがレトロ印刷です。こちらのフリーマーケットのチラシはJAMさんで印刷したものです。ちなみに「レトロ印刷の本 わら半紙、蛍光インク、ミシン製本…かわいくてアジがある印刷の楽しみ」という本も出版されているようですよ。

レトロ印刷の本 わら半紙、蛍光インク、ミシン製本…かわいくてアジがある印刷の楽しみ

これでひとまずアナログとデジタルで宣伝するためのツールは整いました。

プロジェクトがはじまってから

プロジェクトがはじまると複数人との情報のやりとりが活発になるので、情報交換を助けるツールは知っておきたいものです。

例えばアートプロジェクトでは写真や映像のデータを管理することが必須です。まずは大容量のデータを送信するためのツールのアカウントをとっておきましょう。

2ギガ〜15ギガのデータをストックできるツール。
dropbox
dropbox-logos_dropbox-logotype-blue

Google drive
→どちらもプロジェクトチームでフォルダを共有することができるので便利です。写真だけなら1テラの容量を誇るFlickrがオススメです。

大容量のデータを送信できるツール。
宅ファイル便 無料版は300MBまで。
firestorage 無料版は1ファイル250MBまで。
データ便 無料版は300MBまで。

念のためですがここで紹介するものは全部基本的に無料でできるwebサービスですよ。

複数人が関わるプロジェクトであれば、誰が何をしているのか把握しておきたいものです。

メンバーの動きが瞬時にわかるツール。
Googleカレンダー
それぞれの動きを把握することができます。まあ本人が入力の手間を省くとわからないのですが…。

facebookのグループページ
日誌がわりに使えます。

プロジェクトが進行しはじめるとその資料をアーカイブ化したり、捨てる手順を把握しておきたいもの。レポートをリアルタイムに書いておくのも便利です。

Googleドキュメント
同時に複数人で書くことができます。

プロジェクトが進行しはじめると関わる相手との距離が障壁になることもあります。

遠方の人と複数人で会話がしたいとき。
Skype
Googleハングアウト 動画による解説
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会話しながらこんなことができます。

チームみんなのスケジュールを調整したい。
調整さん

ここからは屋外空間編です。

天気をリアルタイムに知りたい。
ウェザーリポート

暗いところを照らしたい。
・iPhone無料アプリ「懐中電灯」

予定リストを所定の時間に知らせてほしい。
・iPhone標準アプリ「リマインダー」
Googleカレンダー

ここからは屋内空間編です。

BGMにラジオが聞きたい。
radiko.jp
NHKネットラジオらじる★らじる

カフェの店内にいるようなBGMがほしい。
Coffitivity
coff_logobanner

雨降りの日のようなBGMがほしい。
・iPhoneアプリ「Infinite Storm

スキャナーがほしい。
・iPhoneアプリ「CamScanner

Web上で使える図を作成したい。
Cacoo(カクー)
PNGCacoo
→大雑把なものでよければ先に紹介したGoogleドライブの中の図形絵画でもできます。

プレゼン用に制作したパワポデータをストックしたい。プレゼン資料を探したい。
slideshare
slideshare_400x100

事例のブックマークをまとめたい。まとまった事例を探したい。
NAVERまとめ 例 おおさかカンヴァス2012 メディア紹介まとめ

ホームページ上に簡単な申込フォームをつくりたい。
・Googleドライブ>フォーム

遠方からのゲストが安く宿泊できる宿を探したい。
じゃらん

プロジェクトが終盤に近づいてきたら

記念にプロジェクトのプロセスをまとめたくなりますね。

報告書や記録集を簡単に冊子にしたい。
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Photoback

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ひとまずこんなところでしょうか。え? なんでこれは紹介されていないの? といったオススメがあればぜひ教えてくださいね。