これだけ使えて無料なのが魅力的。チームの情報共有に便利なITツールとは?

ひよこさま 仕事道具

普段の情報共有、ビデオ会議、文書作成・共有、データのストック、スケジュール共有、進行管理に使い勝手がいいのは何か、要約しています。

情報共有については2013年と2017年にこんな記事を書いています。

最近読んだ記事に興味深いツールの紹介がありました。

若手が活躍できるチーム作りの秘訣とは? – 雷雲プロジェクトから見えてくる、新しい研究スタイル
若手が活躍できるチーム作りの秘訣とは? – 雷雲プロジェクトから見えてくる、新しい研究スタイル

・普段の情報共有には「Slack」、ビデオ会議システムには「Zoom」、論文作成には皆が同時に書き込むことができる「ShareLaTeX」、データ共有には「Google Drive」、コード共有には「GitHub」をそれぞれ利用していました。こうしてなるべくデータをメンバー内で共有することで、生産性の向上を試みたんです。

・ある人にしかわからないような職人芸的な技術や知識を公開しなくなってしまうと、その人がいなければチームがまわらなくなるといった状態に陥ってしまいます。ありとあらゆる情報を、誰に対してもなるべくオープンにすることで、全員がハッピーになるような”解”にたどり着けるのではないかと考えたんです。

これらの情報を踏まえて、2018年版のチームの情報共有に便利なITツールを考えてみました。

2018年版 チームの情報共有に便利なITツール

チームとは長年同じメンバーというチームではなく、新しく組むことになったチームという前提で考えてみました。

ポイント/上記の記事の例はかなり上級のITに強い人たちのチームですが、そういう状況は稀なので、チーム内にITに詳しい人もいればまったく詳しくない人もいる前提で、かろうじて全員facebookのアカウントをもっているレベルで考えています。

普段の情報共有

フロー型の情報共有

Facebookメッセンジャー
Messenger
いつでもどこでも集合 - Messengerを利用して、大好きな仲間と気軽に楽しく集まることができます。
gmail
Gmail: プライバシーとセキュリティを保護する無料のメール | Google Workspace
Gmail は世界で最も多くのユーザーに利用されている安全なメールサービスです。Gmail がユーザーのアカウントとメールの暗号化、プライバシーの保護、ユーザーによる管理を実現する方法をご覧ください。

ストック型の情報共有

Facebookのグループ
このページを見るには、ログインまたは登録してください
Facebookで投稿や写真などをチェックできます。

ビデオ会議システム

GoogleハングアウトやSkypeは相手の承認が必要です。ITに疎いとここでつまづくので、承認の必要なく、いきなりビデオ会議がはじまるアプリを選びました。

アカウントが必要

Facebookのメッセンジャー
Messenger
いつでもどこでも集合 - Messengerを利用して、大好きな仲間と気軽に楽しく集まることができます。
Facebookのグループ
このページを見るには、ログインまたは登録してください
Facebookで投稿や写真などをチェックできます。

アカウント取得の必要なし

appear.in
https://appear.in/

文書作成

Googleドキュメント

Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ | Google Workspace
Google Docs を使用して、オンライン ドキュメントを作成して共同編集しましょう。どのデバイスからでもリアルタイムで安全に共有して、共同編集できます。

Onedrive

無料のクラウド ストレージ - ファイル共有 | OneDrive
OneDrive に無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフライン アクセスにも対応しています。

グラフィック作成

Canva

デザイン知識がなくても大丈夫! 手軽で無料のグラフィック作成ツール「Canva」はじめました
Canvaはデザイン知識がない方でも簡単に美しいグラフィックをオンラインで作成できます。

文書共有

Googleドライブ

個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム - Google
Google ドライブのファイル共有プラットフォームについてご紹介します。個人向けの安全なクラウド ストレージとして利用し、コンテンツを他のユーザーと共有できます。

Onedrive

無料のクラウド ストレージ - ファイル共有 | OneDrive
OneDrive に無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフライン アクセスにも対応しています。

写真共有

Googleフォト

App downloads - Google Photos

dropbox

Dropbox.com
Dropbox helps you simplify your workflow. So you can spend more time in your flow.

映像共有

YouTube

About YouTube - YouTube
YouTube’s mission is to give everyone a voice and show them the world. Learn about our brand, community, careers and more.

データのストック

狩野の場合、文章や表計算、PDFはGoogleドライブに、イラレデータや音声などはOnedriveに入れています。また、プロジェクトごとにdropboxを立ち上げて、アカウントをチームメンバーに共有します。編集の仕事の際はアカウントをつくり、デザイナーさんとのデータの受け渡しに使ったりもします。

Googleドライブ

個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム - Google
Google ドライブのファイル共有プラットフォームについてご紹介します。個人向けの安全なクラウド ストレージとして利用し、コンテンツを他のユーザーと共有できます。

Onedrive

無料のクラウド ストレージ - ファイル共有 | OneDrive
OneDrive に無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフライン アクセスにも対応しています。

dropbox

Dropbox.com
Dropbox helps you simplify your workflow. So you can spend more time in your flow.

スケジュール共有

Googleカレンダー

Google Calendar - Sign in to Access & Edit Your Schedule
Access Google Calendar with a free Google account (for personal use) or Google Workspace account (for business use).

ちなみにGoogle Calendarはケータイアプリ限定でこんな裏技を使うことができます。

Google Calendarのゴール機能をうまく使いこなして習慣化に役立てたいです
Google Calendarのゴール機能をうまく使いこなして習慣化に役立てたいです。

チームメンバーとのスケジュール調整に|調整さん

調整さん
調整さんは、飲み会・同窓会・結婚式二次会・歓迎会・送別会・サークル・会議...これらを設定する際に必ず必要になってくる、「全員の日程調整・出欠管理作業」をログインなしに簡単スムーズに行う事ができるお手軽便利ツールです。

経験上、プロジェクトの進行管理は

facebookメッセンジャー+Googleドキュメント(ドライブ)

facebookメッセンジャー+facebookのグループページ

これらの組合せが使いやすいです。

初めてFacebookやGoogleに触れる方は、それらのインターフェイスに慣れるのもおっかなびっくりになります。

なるべく絞ると自然とこれらに集約されていきました。

チームが成熟したり、もともとITに強いメンバーがそろえばSlackとかもありだと思います。

チームメンバーとの温度差をなくすためにはこの記事が役立ちます。

チームメンバーとの温度差をなくす、コミュニティデザイナー山崎亮さんが語る「5つのステップ」
神戸のKIITOで開催されたイベント「まちのブンカのカタチを創る ローカルアーティストってなんだ?」に参加した日に、山崎亮さんのインタビューをさせていただきました。 この本を読んで、これはビジネスの現場でも役立つと感じ...
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